Deze website is eigendom van vzw Kokopelli.

Contactgegevens:
vzw Kokopelli
Bankstraat 50,
8560 Gullegem,
België

Adres maatschappelijke zetel:
Bankstraat 50,
8560 Gullegem,
België

E-mail: info@kokopelli.be

Ondernemingsnummer: BTW BE 883.875.579

Door de toegang tot en het gebruik van de website verklaart u zich uitdrukkelijk akkoord met de volgende algemene voorwaarden.

Intellectuele eigendomsrechten

De inhoud van deze site, met inbegrip van de merken, logo’s, tekeningen, data, product- of bedrijfsnamen, teksten, beelden e.d. zijn beschermd door intellectuele rechten en behoren toe aan vzw Kokopelli of rechthoudende derden.

Beperking van aansprakelijkheid

De informatie op de website is van algemene aard. De informatie is niet aangepast aan persoonlijke of specifieke omstandigheden, en kan dus niet als een persoonlijk, professioneel of juridisch advies aan de gebruiker worden beschouwd.

Vzw Kokopelli levert grote inspanningen opdat de ter beschikking gestelde informatie volledig, juist, nauwkeurig en bijgewerkt zou zijn. Ondanks deze inspanningen kunnen onjuistheden zich voordoen in de ter beschikking gestelde informatie. Indien de verstrekte informatie onjuistheden zou bevatten of indien bepaalde informatie op of via de site onbeschikbaar zou zijn, zal vzw Kokopelli de grootst mogelijke inspanning leveren om dit zo snel mogelijk recht te zetten.

De vzw Kokopelli kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat uit het gebruik van de informatie op deze site.

Indien u onjuistheden zou vaststellen in de informatie die via de site ter beschikking wordt gesteld, kan u de beheerder van de site contacteren.

De inhoud van de site (links inbegrepen) kan te allen tijde zonder aankondiging of kennisgeving aangepast, gewijzigd of aangevuld worden. Vzw Kokopelli geeft geen garanties voor de goede werking van de website en kan op geen enkele wijze aansprakelijk gehouden worden voor een slechte werking of tijdelijke (on)beschikbaarheid van de website of voor enige vorm van schade, rechtstreekse of onrechtstreekse, die zou voortvloeien uit de toegang tot of het gebruik van de website.

Vzw Kokopelli kan in geen geval tegenover wie dan ook, op directe of indirecte, bijzondere of andere wijze aansprakelijk worden gesteld voor schade te wijten aan het gebruik van deze site of van een andere, inzonderheid als gevolg van links of hyperlinks, met inbegrip, zonder beperking, van alle verliezen, werkonderbrekingen, beschadiging van programma’s of andere gegevens op het computersysteem, van apparatuur, programmatuur of andere van de gebruiker.

De website kan hyperlinks bevatten naar websites of pagina’s van derden, of daar onrechtstreeks naar verwijzen. Het plaatsen van links naar deze websites of pagina’s impliceert op geen enkele wijze een impliciete goedkeuring van de inhoud ervan.

Vzw Kokopelli verklaart uitdrukkelijk dat zij geen zeggenschap heeft over de inhoud of over andere kenmerken van deze websites en kan in geen geval aansprakelijk gehouden worden voor de inhoud of de kenmerken ervan of voor enige andere vorm van schade door het gebruik ervan.

Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

Het Belgisch recht is van toepassing op deze site. In geval van een geschil zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement Kortrijk bevoegd.

Het gebruik van cookies

Tijdens een bezoek aan de site kunnen cookies op de harde schijf van uw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies nadien van uw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van uw internetbrowser.

Privacybeleid

Vzw Kokopelli hecht belang aan uw privacy. Hoewel de meeste informatie op deze site beschikbaar is zonder dat er persoonlijke gegevens moeten worden verstrekt, is het mogelijk dat de gebruiker om persoonlijke informatie gevraagd wordt. Deze informatie zal enkel gebruikt worden in het kader van ons klantenbeheer. De gebruiker kan zich, kosteloos en op verzoek, steeds verzetten tegen het gebruik van zijn gegevens voor direct marketing. Daartoe zal hij zich richten tot vzw Kokopelli, Bankstraat 50, 8560 Gullegem of via info@kokopelli.be. Uw persoonsgegevens worden nooit doorgegeven aan derden.

Conform de wet verwerking persoonsgegevens van 08/12/1992 beschikt de gebruiker over een wettelijk recht op inzage en eventuele correctie van zijn persoonsgegevens. Mits bewijs van identiteit (kopie identiteitskaart) kunt u via een schriftelijke, gedateerde en ondertekende aanvraag aan vzw Kokopelli, Bankstraat 50, 8560 Gullegem of via info@kokopelli.be, gratis de schriftelijke mededeling bekomen van uw persoonsgegevens. Indien nodig kunt u ook vragen de gegevens te corrigeren die onjuist, niet volledig of niet pertinent zouden zijn.

Vzw Kokopelli kan anonieme of geaggregeerde gegevens verzamelen van niet-persoonlijke aard, zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat u gebruikt of de domeinnaam van de website langs waar u naar onze website gekomen bent, of waarlangs u die verlaat. Dit maakt het ons mogelijk om onze website permanent te optimaliseren voor de gebruikers.

Privacyverklaring vrijwilligers

Kokopelli vzw wil met onderstaande privacyverklaring haar vrijwilligers informeren over haar privacybeleid en de verwerking van de persoonsgegevens van de vrijwilligers, van toepassing tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de kandidaat-vrijwilligers, vrijwilligers en oud-vrijwilligers.

1. Verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt door de volgende verwerkingensverantwoordelijke:
– Kokopelli vzw, met zetel Bankstraat 50, 8560 Gullegem, België, met ondernemingsnummer 0883.875.579.

2. Persoonsgegevens die het voorwerp zijn van verwerking

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) definieert de persoonsgegevens als “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatiecode zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificatiecode of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”

2.1. Gegevens die rechtstreeks bij jou worden verkregen 

– Identificatiegegevens, bv. naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres.

– Persoonlijke sociale gegevens, bv. rijksregisternummer.

– Voor eventuele kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken.

– Beeldopnames (foto’s, video’s).

– Handtekening (als onderdeel kostennota, enz.).

– Communicatievoorkeuren (bv. nieuwsbrief wel/niet ontvangen).

– Engagementen (bv. voor welke werking ben je al dan niet beschikbaar).

– Gerechtelijke gegevens (bewijs goed gedrag en zeden) wanneer vereist.

3. Doel en rechtsbasis van de gegevensverwerking van vrijwilligers

De in punt 2 genoemde persoonsgegevens worden door CM verwerkt om de organisatie van het vrijwilligerswerk mogelijk te maken. Deze verwerking is nodig voor de uitvoering van het vrijwilligerswerk waarbij de vrijwilliger een partij is, voor de inachtneming van de wettelijke en contractuele verplichtingen die rusten op Kokopelli vzw alsook voor de behartiging van haar gerechtvaardigde belangen:

– noodzaak om contact te kunnen opnemen en te communiceren met de vrijwilliger;

– de kostenvergoeding te kunnen betalen aan de vrijwilliger;

– om het vrijwilligerswerk te plannen;

– om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Kokopelli vzw;

– het verkrijgen van subsidiëring door de overheid;

– noodzaak om met derden contracten te kunnen aangaan;

– noodzaak om de vrijwilligers te informeren over acties en initiatieven van Kokopelli vzw (bv. nieuwsbrief);

De vrijwilliger deelt de persoonsgegevens zoals bedoeld in punt 2.1 mee aan Kokopelli vzw zodra die vrijwilliger wordt of op het ogenblik waarop Kokopelli erom verzoekt. Bijvoorbeeld bij aanmelding voor een vacature via de website, bij inschrijving voor een vrijwilligersactiviteit, … Deze gegevens zijn nodig opdat Kokopelli vzw de vrijwilligerswetgeving correct zou kunnen toepassen. De voortzetting van de vrijwilligersovereenkomst is niet gewaarborgd als de vrijwilliger weigert de betrokken gegevens mee te delen en deze weigering de goede uitvoering van de wettelijke, reglementaire of contractuele verplichtingen van Kokopelli vzw verhindert.

De vrijwilliger is gehouden elke wijziging van zijn verstrekte persoonsgegevens volgens de geëigende procedures, spontaan en zo snel mogelijk mee te delen aan Kokopelli vzw.

Het bovenstaande is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens waarvoor de vrijwilliger uitdrukkelijk moet instemmen. Dit zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn voor een bepaald gebruik van een foto van de vrijwilliger. De vrijwilliger moet over deze specifieke verwerkingsdoeleinden afzonderlijk geïnformeerd worden. Het staat de vrijwilliger vrij om zijn toestemming te geven, te weigeren of zijn toestemming naderhand in te trekken, zonder dat dat negatieve gevolgen heeft.

Kokopelli vzw kan zich afhankelijk van het concrete geval beroepen op alle mogelijke rechtsgronden zoals deze bepaald zijn door de wetgeving, ook indien deze hierboven niet uitdrukkelijk worden vermeld.

4. Duur van de verwerking van de persoonsgegevens van vrijwilligers

Kokopelli vzw zal de persoonsgegevens van vrijwilligers bewaren en gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor de naleving van de wettelijke verplichtingen en binnen het kader van haar activiteiten. Kokopelli vzw is voor het bewaren van bepaalde persoonsgegevens gebonden aan wettelijke bewaartermijnen. Schrijft de wet geen termijn voor, dan kunnen de persoonsgegevens worden bewaard gedurende een termijn die Kokopelli vzw zelf noodzakelijk acht voor het efficiënt uitvoeren van haar verplichtingen.

Kokopelli vzw bewaart gegevens van kandidaat-vrijwilligers tijdens het aanwervingsproces. De kandidaatsgegevens worden één jaar bewaard. Als de vrijwilliger hiervoor toestemming geeft, kunnen we deze langer bewaren om bijvoorbeeld later passende vrijwilligersengagementen voor te stellen.

Wanneer het engagement bij Kokopelli vzw stopt kunnen de gegevens gedurende tien jaar bijgehouden worden. Sommige gegevens zullen evenwel reeds worden verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn, dit is afhankelijk van het systeem waarin de gegevens zich bevinden.

5. Rechten van de vrijwilliger

5.1. Recht van inzage tot de persoonsgegevens

De vrijwilliger heeft het recht kennis te nemen van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, en ook van het specifieke karakter van de verwerking, met inbegrip van het doel van de verwerking van deze gegevens. De vrijwilliger mag een kopie van de gegevens vragen, voor zover dit geen inbreuk maakt op de rechten en vrijheden van anderen. In voorkomend geval wordt deze kopie aan de vrijwilliger verstrekt.

5.2. Aanpassen of wissen van de persoonsgegevens

De vrijwilliger mag vragen om onjuiste gegevens die op hem betrekking hebben te corrigeren of aan te vullen.

De vrijwilliger mag vragenom de persoonsgegevens te wissen die op hem betrekking hebben:

– wanneer die gegevens niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt;

– wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking;

– wanneer de vrijwilliger terugkomt op zijn toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en Kokopelli vzw zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel of rechtsgrond voor de verwerking.

5.3. Beperking van de verwerking van de persoonsgegevens

De vrijwilliger kan vragen om de verwerking van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, te beperken wanneer die de juistheid van die gegevens betwist (beperking voor de duur die nodig is om de juistheid van de gegevens te verifiëren) of zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (overeenkomstig punt 5.4.).

In dat geval mogen de gegevens enkel worden verwerkt (met uitzondering van hun bewaring) met de toestemming van de betrokken vrijwilliger of voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.

5.4. Bezwaar tegen de verwerking van de persoonsgegevens

Behalve voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de wettelijke verplichtingen van Kokopelli vzw, mag de vrijwilliger zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben om redenen die verband houden met zijn bijzondere situatie. Het recht kan worden uitgeoefend zoals bepaald in artikel 21 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

5.5. Overdraagbaarheid van de persoonsgegevens

De vrijwilliger heeft het recht de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben en die aan Kokopelli vzw werden verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en leesbaar formaat, en heeft het recht die gegevens door te geven aan een verwerkingsverantwoordelijke.

De vrijwilliger kan vragen om de overdracht rechtstreeks te laten plaatsvinden tussen Kokopelli vzw en een andere verwerkingsverantwoordelijke voor zover deze doorgifte technisch mogelijk is.

Dit recht kan echter alleen worden uitgeoefend als jouw gegevens uitsluitend verwerkt werden op basis van een toestemming of een contract, en als deze verwerking gebeurt met behulp van geautomatiseerde processen.

5.6 Recht om de toestemming in te trekken

Wanneer de rechtmatigheid van de gegevensverwerking berust op de uitdrukkelijke toestemming van de vrijwilliger, heeft deze laatste het recht zijn toestemming om het even wanneer in te trekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.

6. Uitoefening van de rechten

De vermelde rechten in punt 5 kunnen worden uitgeoefend overeenkomstig de voorschriften en beperkingen zoals bepaald in de wetgeving. De tekst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft voorrang op wat is vermeld in punt 5.

De vrijwilliger kan hiervoor contact opnemen met de data protection officer (zie punt 8). Het aan dit verzoek gegeven gevolg wordt zo snel mogelijk en in principe binnen één maand vanaf de ontvangst van het verzoek aan de vrijwilliger meegedeeld. Desgevallend kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met het aantal verzoeken en de complexiteit ervan.

De weigering om gevolg te geven aan de verzoeken van de vrijwilliger evenals de redenen voor deze weigering worden zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand vanaf de ontvangst van het verzoek aan de vrijwilliger meegedeeld. In geval van weigering heeft de vrijwilliger het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit) of om een procedure in rechte aan te spannen.

7. Ontvangers van de persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens mogen doorgegeven worden aan:

– jezelf of iemand die hiervoor een mandaat of jouw akkoord heeft gekregen;

– andere vrijwilligers, zodat zij kunnen instaan voor de praktische organisatie van het vrijwilligerswerk;

– de activiteitenpartners in het kader van brandveiligheid, aanwezigheidslijsten in het kader van activiteiten, kortom met als doel de vrijwilligersadministratie, …;

– onze verwerkers, bv. in het kader van internetomgeving (webhosting, cloudsysteem), het verzorgen van de IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, CRM-systeem), communicatie (mailingfirma’s);

– de verzekeringsinstelling voor jouw verzekering;

Kokopelli vzw kan verplicht zijn om bepaalde gegevens aan derden, zoals de gerechtelijke en administratieve instanties, bekend te maken overeenkomstig de geldende wetgeving.

8. Gegevens van de data protection officer

De vrijwilliger kan contact opnemen met de data protection officer voor elke vraag betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens of de uitoefening van zijn rechten. Elke inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico kan inhouden voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen moet worden gemeld aan de data protection officer.

Per brief: Kokopelli vzw, t.a.v. data protection officer, Bankstraat 50, 8560 Gullegem

Naast de mogelijkheid om je rechtstreeks tot ons te wenden, heb je ook de mogelijkheid om contact op te nemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen Privacycommissie) en er zo nodig klacht in te dienen: Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact)

9. Technische en organisatorische maatregelen

We nemen passende technishe en organisatorische maatregelen om de veiligheid, de integriteit en de beschikbaarheid van je gegevens te waarborgen, rekening houdend met de stand van de techniek, de omvang en de context van de verwerkingsdoeleinden en het type persoonsgegevens.

We nemen gepaste fysieke, administratieve, organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik en onbevoegde onthulling.

Jouw persoonsgegevens worden zorgvuldig en vertrouwelijk verwerkt door de bevoegde medewerkers om hun taken uit te voeren in het kader van de omschreven opdrachten.

– Alle personen die namens Kokopelli vzw van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding.

– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.

– Toegangsbeheer voor de vrijwilligersdatabase evenals de daarbij horende diverse rollen en verantwoordelijkheden zijn voorzien.

– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

– Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

10. Wijziging van deze privacyverklaring

Deze policy voor gegevensverwerking kan worden aangepast wanneer de omstandigheden zulks vereisen, bijvoorbeeld ingeval van wijzigingen van de wetgeving, de IT-systemen, …